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Device Management Blog

Sieben Schritte, um das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen

7 Steps for Enabling Remote Work in Any Organization

In der vergangenen Woche hat der COVID-19-Ausbruch Unternehmen dazu gezwungen, das Arbeiten im Homeoffice zu unterstützen. Für größere Unternehmen mit bestehenden Richtlinien und Erfahrungen zum Arbeiten im Homeoffice war es relativ einfach, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, von zu Hause aus zu arbeiten.

Für einige Unternehmen, die ihren Mitarbeitern bis dato noch nicht erlaubt hatten, remote zu arbeiten, kann die Situation jedoch eine Herausforderung bieten. Was benötigt ein Unternehmen, damit Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu können?

Das Wichtigste ist, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die richtigen Tools und Ressourcen verfügen, um so produktiv zu sein wie im Büro. Dies bedeutet, dass jeder über geeignete Geräte und Zugriff auf die erforderlichen Daten und Anwendungen verfügen sollte. Gleichzeitig müssen Unternehmen sicherstellen, dass Geräte abgesichert sind und Daten sicher bleiben, und Teams müssen Wege finden, um virtuell zusammenzuarbeiten.

Um Unternehmen den Einstieg in die diese Arbeitsweise zu erleichtern, haben wir eine Liste mit sieben Schritten zusammengestellt.

1. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter über Geräte verfügt, die seinen Anforderungen entsprechen.

Die meisten Smartphones und Laptops eignen sich für allgemeine Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails oder das Vorbereiten einer Verkaufspräsentation. Einige Tätigkeiten, wie die Softwareentwicklung, erfordern jedoch leistungsfähigere Geräte, auf denen rechenintensive Anwendungen ausgeführt werden können.

Es kann eine kluge Wahl sein, Mitarbeitern die Nutzung ihres eigenen Geräts (CYOD) zu ermöglichen. Sie können jedoch auch eine Liste von Geräten erstellen, die dem Budget Ihres Unternehmens entsprechen und es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, produktiv zu arbeiten. Wenn Mitarbeiter lieber private Geräte verwenden, kann die Geräte- und Datensicherheit gewährleistet werden, indem Geräte auf einer MDM-Plattform registriert und konfiguriert werden. Dies kann einfach durch Senden einer Registrierungsnachricht per E-Mail oder SMS erfolgen.

Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass jeder über das richtige Zubehör für die virtuelle Zusammenarbeit verfügt. Neuere Laptops verfügen über integrierte Webcams und Mikrofone. Ein Headset kann jedoch hilfreich sein, wenn Sie in einem lauten Raum arbeiten und an Telefonkonferenzen teilnehmen müssen.

2. Verwalten Sie Geräte mit einem MDM.

Mit einer MDM-Plattform (Mobile Device Management) können Unternehmen ihre Geräte und Daten einfach verwalten und absichern, indem sie Unternehmensrichtlinien für alle Mitarbeiter durchsetzen. Sie können beispielsweise sicherstellen, dass Geräte korrekt konfiguriert und mit einem sicheren Kennwort geschützt sind sowie festlegen, welche Einstellungen, Apps und Dateien automatisch auf Geräten installiert werden sollen.

Mit einem MDM können Unternehmen Geräte ohne Beteiligung der Mitarbeiter bereitstellen und so sicherstellen, dass die Geräte sofort einsatzbereit sind. Wenn alle Android-, Windows-, iOS- und MacOS-Geräte von einer einzigen MDM-Plattform unterstützt werden, ist die Verwaltung von Geräten einfacher.

3. Geben Sie den Mitarbeitern Zugriff auf die erforderlichen Apps und Daten.

Wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, müssen sie wissen, dass bestimmte Anwendungen und Unternehmensdateien leicht zugänglich sind, damit sie ihre Arbeit ohne Unterbrechung erledigen können. Mit einem MDM können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die richtigen Programme auf Geräten installiert haben indem sie Anwendungen aus einer zentralen Plattform verteilen. Wenn Sie Zugriff auf das interne Netzwerk Ihres Unternehmens gewähren müssen, können Sie dies tun, indem Sie die VPN-Einstellungen über ein MDM auf ihren Geräten konfigurieren.

4. Stellen Sie eine ausreichende Bandbreite und Datenvolumen zur Verfügung.

Wenn Mitarbeiter nicht mit dem internen Netzwerk Ihres Unternehmens verbunden sind, sollten sie entweder ein passwortgeschütztes Heimnetzwerk oder einen mobilen Hotspot verwenden. Um die Datensicherheit zu maximieren, sollte kein öffentliches und offenes WLAN verwendet werden. Wenn Sie ein Volumenlimit haben, stellen Sie sicher, dass Ihr Tarif genügend Daten enthält. Wenn Sie den größten Teil Ihres Tages mit Videoanrufen verbringen, müssen Sie möglicherweise ein Tarifänderung durchführen.

5. Sichern Sie Geräte und Daten remote ab.

Mithilfe der MDM-Software können Unternehmen die Geräte- und Datensicherheit sicherstellen. Sie können Kennwortrichtlinien für Geräte festlegen, möglicherweise schädliche Anwendungen auf Blacklisten setzen und geschäftliche und private Daten auf Android und iOS trennen. Und falls ein Gerät verloren geht, können Sie Ihre Geräte aus der Ferne sperren und löschen.

Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass Ihre Geräte und Software immer auf dem neuesten Stand sind und dass Sie eine Übersicht über die Bereitstellung der erforderlichen Updates haben, sobald diese verfügbar sind.

6. Fördern Sie die virtuelle Zusammenarbeit.

Kommunikation ist der Schlüssel. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über die richtigen Tools verfügen, um Informationen auszutauschen und produktiv zu sein. Vereinbaren Sie Kommunikationswege und bleiben Sie mit Kollegen in Kontakt, indem Sie regelmäßige Besprechungen planen. Wenn Sie es gewohnt sind, über die Arbeit am Wasserkühler zu plaudern, halten Sie diese Möglichkeiten mit Ihren Tools für die Zusammenarbeit aufrecht.

Zusätzlich zu grundlegenden Produktivitätswerkzeugen wie Microsoft Office 365 können Unternehmen ihren Mitarbeitern Tools für die Zusammenarbeit wie Slack, Teams, Skype, Zoom und Trello zur Verfügung stellen. Derzeit stellen Microsoft und Google ihre Konferenztools für Unternehmen, Teams und G Suite Hangouts Meet, für eine begrenzte Zeit kostenlos zur Verfügung.

Wenn die entsprechenden Anwendungen zur Durchführung virtueller Besprechungen vorhanden sind, fühlen sich die Mitarbeiter verbunden und tragen zum Aufbau einer einheitlichen Unternehmenskultur bei.

7. Seien Sie realistisch mit dem, was Ihr Team aus der Ferne erreichen kann.

Menschen arbeiten zu Hause anders als im Büro. Einige sind zu Hause möglicherweise produktiver, während andere Schwierigkeiten haben, einen ausgewogenen Zeitplan einzuhalten. Wenn Sie es gewohnt sind, mit Ihrem Team von Angesicht zu Angesicht zu arbeiten, sollten Sie regelmäßige virtuelle Besprechungen planen und sich auf die Aufgaben einigen, auf die Sie sich alle individuell konzentrieren können. Das schriftliche dokumentieren von ToDo-Listen kann Ihrem Team helfen, bei der Arbeit von zu Hause aus konzentriert zu bleiben.

Für einige ist es vielleicht nicht möglich, alles, was sie im Büro tun könnten, auch zu Hause umzusetzen. Seien Sie ehrlich zu sich selbst und Ihren Mitarbeitern, was von zu Hause aus möglich ist und was nicht – und konzentrieren Sie sich auf das, was Sie tun können.